INTEGRIS Doświadczona kadra

Uczelnie

Rozwiązanie

Uniwersytet im. Adama Mickiewicza podjął decyzję o wdrożeniu zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie uczelnią z wielu istotnych powodów. Dotychczas użytkowane oprogramowanie nie spełniało rosnących potrzeb zarządzania uczelnią, jak również nie obejmowało wszystkich obszarów jej działalności. Została zatem podjęta decyzja o wymianie oprogramowania na dedykowany, nowoczesny oraz w pełni zintegrowany system wspomagający zarządzanie uczelnią, odpowiednio do możliwości dzisiejszych, zaawansowanych technologii informatycznych - Microsoft Dynamics® AX ALMA.

 

Korzyści

Jedną z podstawowych cech systemu zintegrowanego klasy ERP jest jego elastyczność i zdolność dostosowania się do specyfiki każdej branży. Taką branżą jest również szkolnictwo wyższe.

 

Każda uczelnia jest swego rodzaju „przedsiębiorstwem”, które świadczy usługi edukacyjne, prowadzi projekty badawcze, realizuje zamówienia z przemysłu, wspiera aspiracje naukowe studentów, prowadzi sprawy kadrowo-płacowe pracowników, itd.

 

W celu realizacji powyższych zadań uczelnia gromadzi odpowiednie środki. Środki te mogą pochodzić z różnych źródeł, zarówno z dotacji jak i z dochodów własnych. Ze względu na różnorodność pochodzenia, uczelnia musi kontrolować ich budżety i szczegółowo raportować ich wykorzystanie. Każdy wydział prowadzi działalność edukacyjną, badawczą i statutową. Wszystkie z tych działalności muszą być planowane i rozliczane w ramach wydziału. Uczelnie podlegają również przepisom związanym z ustawą o zamówieniach publicznych. Ze względu na różne sposoby naliczania płac, wiele składników płacowych, możliwość pracy w różnych miejscach czy na wielu stanowiskach, prowadzenie spraw kadrowo-płacowych jest również ważnym wyzwaniem.

 

Wszystkie tego typu problemy i wyzwania mogą być rozwiązane dzięki zastosowaniu systemu zintegrowanego. Microsoft Dynamics® AX ALMA jest takim systemem, który został dostosowany do wymagań uczelni wyższej. Znalazł on zastosowanie w wielu obszarach - począwszy od kwestury, działu księgowości i kosztów, poprzez dział zamówień publicznych i dział ewidencji majątku, na dziale kadrowym i płacowym skończywszy.

 

Wdrożony w Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza system Microsoft Dynamics® AX ALMA objął swoją funkcjonalnością: Dział Ewidencji Majątku, Dział Finansowy, Dział Księgowości i Kosztów, Kwesturę, Dział Zamówień Publicznych, Dział Kadr i Organizacji, Dział Płac i Stypendiów, Dział Socjalny, Wydawnictwo Naukowe oraz Zakład Graficzny.

 

W szczególności system objął swoim działaniem następujące obszary:


Dział Ewidencji Majątku

  • Zakładanie kartoteki nabycia środka trwałego przy użyciu funkcji multikopiowania
  • Obsługa pól spisowych
  • Wsparcie inwentaryzacji środków trwałych
  • Obsługa środków trwałych przyjmowanych w ramach działalności badawczej (rozliczanych przez przychody przyszłych okresów)
  • Charakterystyczne naliczanie amortyzacji dla środków z dotacji UE
  • Automatyzacja naliczania amortyzacji

 

Dział Finansowy

  • Funkcjonalności związane ze specyficzną dla Uczelni obsługą podatku VAT
  • Księgowanie podatku VAT wg struktury sprzedaży
  • Obsługa podatku VAT niekwalifikowanego
  • Funkcjonalności związane z interfejsem z Uczelnianym Systemem Obsługi Studenta (USOS)
  • Funkcjonalności związane z połączeniem Systemu z funkcjonującymi na Uczelni systemami bankowymi

 

Dział Księgowości i Kosztów

Funkcjonalności związane z obsługą i kontrolą Grantów, Zleceń, Zadań, Projektów

  • automatyczne obliczanie wysokości narzutów
  • ustawianie budżetów
  • kontrola wykonania budżetów
  • alerty podczas przekraczania budżetów
  • przenoszenie niewykorzystanych kwot miedzy latami trwania grantu, zadania, zlecenia
  • automatyczne księgowania narzutów na koszty wydziałowe i ogólnouczelniane w momencie księgowania faktury
  • możliwość wyłączania pewnych kosztów z naliczania narzutu

 

Funkcjonalności związane z obsługą Studiów płatnych i Konferencji

  • możliwość śledzenia przychodów i kosztów związanych z dana konferencją
  • automatyczne księgowania narzutów na koszty wydziałowe i ogólnouczelniane w momencie księgowania kosztów związanych z konferencją
  • automatyczne przeksięgowania w momencie księgowania przychodów ze studiów płatnych

 

Funkcjonalności związane z budżetowaniem i kontrolą działalności kół naukowych

  • tworzenie budżetów dla danego koła naukowego
  • kontrola wykonania budżetu
  • alerty podczas przekraczania budżetów

 

Funkcjonalności związane z rozliczaniem kosztów obiektów uniwersyteckich

  • ustawienia podziału kosztów obiektu do jednostek użytkujących
  • księgowanie kosztów na odpowiednie konta kosztów wydziałowych i ogólnouczelnianych dla danej jednostki

 

Kwestura

  • Funkcjonalności związane z naliczaniem i automatycznym księgowaniem narzutów na koszty ogólnouczelniane i wydziałowe
  • Funkcjonalności związane z rozliczaniem kosztów ogólnouczelnianych i wydziałowych
  • Obsługa źródeł finansowania

 

Dział Zamówień Publicznych

  • Możliwość rejestrowania i obsługi Wniosków o zamówienia publiczne, prowadzonych Postępowań oraz podpisanych i realizowanych Umów
  • Powiązanie umów o zamówienia publiczne z numerami partii w zakupach pozwalających kontrolować niezmienność ceny w ramach umowy

 

Dział Kadr i Organizacji

  • Obsługa pełnionych funkcji
  • Obsługa dodatkowych miejsc pracy
  • Oceny pracowników uczelni
  • Rotacje pracowników na stanowiskach
  • Zatrudnienie na mianowanie
  • Rozwój naukowy
  • Inicjalizacja i sposób naliczania urlopów dla różnych grup uniwersyteckich
  • Obsługa pracowników biblioteki i doktorantów

 

Dział Płac i Stypendiów

  • Obliczanie 13 pensji
  • Obsługa stypendiów
  • Obsługa pracowników sezonowych
  • Koszty autorskie
  • Rozbicie wynagrodzenia i narzutów na różne konta finansowe (tzw. ‘Rozrzutnik kosztów’)
  • Ustawienie składników i sposobu liczenia wynagrodzeń specyficznego dla uczelni

 

Dział Socjalny

Funkcjonalności związane z udzielaniem, kontrolą, spłacaniem, zawieszaniem, przekazywaniem i przenoszeniem wszystkich typów pożyczek, w tym:

  • rejestracja i kontrola pożyczek
  • automatyczne generowanie planu spłat
  • kontrola spłat rat pożyczek przez bank, kasę i poprzez potrącenia z płac
  • kontrola zawieszenia spłat
  • przenoszenie spłat rat pożyczek na żyrantów

 

Funkcjonalności związane z obliczaniem i rozksięgowaniem kwoty Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Obsługa świadczeń socjalnych dla emerytów

 

Wydawnictwo Naukowe, Zakład Graficzny

Funkcjonalności związane z obsługą Wydawnictwa Uniwersyteckiego

  • obsługa zleceń i kosztów Wydawnictwa

 

Funkcjonalności związane z obsługą Zakładu Graficznego

  • obsługa zleceń i kosztów Zakładu Graficznego

 

Funkcjonalności związane z kontrolą i rozliczaniem transportu wewnątrzuczelnianego

  • zbieranie kosztów wg rodzajów transportu
  • rejestracja przejechanych kilometrów
  • rozliczanie kosztów na jednostki i odpowiednie konta
Integris
Microsoft Partner
Microsoft Dynamics
Axpact