Rozwiązanie dla uczelni wyższej na przykładzie Microsoft Dynamics AX na Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza w Poznaniu
Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu to jeden z najlepszych polskich uniwersytetów, od lat sytuujący się we wszystkich rankingach w ścisłej czołówce najlepszych polskich uczelni wyższych.
Rozwiązanie
Uniwersytet im. Adama Mickiewicza podjął decyzję o wdrożeniu zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie uczelnią z wielu istotnych powodów. Dotychczas użytkowane oprogramowanie nie spełniało rosnących potrzeb zarządzania uczelnią, jak również nie obejmowało wszystkich obszarów jej działalności. Została zatem podjęta decyzja o wymianie oprogramowania na dedykowany, nowoczesny oraz w pełni zintegrowany system wspomagający zarządzanie uczelnią, odpowiednio do możliwości dzisiejszych, zaawansowanych technologii informatycznych - Microsoft Dynamics® AX ALMA.
Korzyści
Jedną z podstawowych cech systemu zintegrowanego klasy ERP jest jego elastyczność i zdolność dostosowania się do specyfiki każdej branży. Taką branżą jest również szkolnictwo wyższe.
Każda uczelnia jest swego rodzaju „przedsiębiorstwem”, które świadczy usługi edukacyjne, prowadzi projekty badawcze, realizuje zamówienia z przemysłu, wspiera aspiracje naukowe studentów, prowadzi sprawy kadrowo-płacowe pracowników, itd.
W celu realizacji powyższych zadań uczelnia gromadzi odpowiednie środki. Środki te mogą pochodzić z różnych źródeł, zarówno z dotacji jak i z dochodów własnych. Ze względu na różnorodność pochodzenia, uczelnia musi kontrolować ich budżety i szczegółowo raportować ich wykorzystanie. Każdy wydział prowadzi działalność edukacyjną, badawczą i statutową. Wszystkie z tych działalności muszą być planowane i rozliczane w ramach wydziału. Uczelnie podlegają również przepisom związanym z ustawą o zamówieniach publicznych. Ze względu na różne sposoby naliczania płac, wiele składników płacowych, możliwość pracy w różnych miejscach czy na wielu stanowiskach, prowadzenie spraw kadrowo-płacowych jest również ważnym wyzwaniem.
Wszystkie tego typu problemy i wyzwania mogą być rozwiązane dzięki zastosowaniu systemu zintegrowanego. Microsoft Dynamics® AX ALMA jest takim systemem, który został dostosowany do wymagań uczelni wyższej. Znalazł on zastosowanie w wielu obszarach - począwszy od kwestury, działu księgowości i kosztów, poprzez dział zamówień publicznych i dział ewidencji majątku, na dziale kadrowym i płacowym skończywszy.
Wdrożony w Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza system Microsoft Dynamics® AX ALMA objął swoją funkcjonalnością: Dział Ewidencji Majątku, Dział Finansowy, Dział Księgowości i Kosztów, Kwesturę, Dział Zamówień Publicznych, Dział Kadr i Organizacji, Dział Płac i Stypendiów, Dział Socjalny, Wydawnictwo Naukowe oraz Zakład Graficzny.
W szczególności system objął swoim działaniem następujące obszary:
Dział Ewidencji Majątku
Dział Finansowy
Dział Księgowości i Kosztów
Funkcjonalności związane z obsługą i kontrolą Grantów, Zleceń, Zadań, Projektów
Funkcjonalności związane z obsługą Studiów płatnych i Konferencji
Funkcjonalności związane z budżetowaniem i kontrolą działalności kół naukowych
Funkcjonalności związane z rozliczaniem kosztów obiektów uniwersyteckich
Kwestura
Dział Zamówień Publicznych
Obsługa pracowników biblioteki i doktorantów
Dział Płac i Stypendiów
Dział Socjalny
Funkcjonalności związane z udzielaniem, kontrolą, spłacaniem, zawieszaniem, przekazywaniem i przenoszeniem wszystkich typów pożyczek, w tym:
Funkcjonalności związane z obliczaniem i rozksięgowaniem kwoty Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
Obsługa świadczeń socjalnych dla emerytów
Wydawnictwo Naukowe, Zakład Graficzny
Funkcjonalności związane z obsługą Wydawnictwa Uniwersyteckiego
obsługa zleceń i kosztów Wydawnictwa
Funkcjonalności związane z obsługą Zakładu Graficznego
Funkcjonalności związane z kontrolą i rozliczaniem transportu wewnątrzuczelnianego
