Uczelnie wyższe stanowią wymagający element sektora publicznego o bardzo specyficznych wymaganiach. Jako INTEGRIS mamy wieloletnie doświadczenia z tym związane, wynikające z wdrożenia systemu Microsoft Dynamics AX (pod taką nazwą funkcjonowała poprzednia wersja systemu Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations) w jednej z największych uczelni w Polsce.
Uniwersytet im. Adama Mickiewicza podjął decyzję o wdrożeniu zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie uczelnią z wielu istotnych powodów. Dotychczas użytkowane oprogramowanie nie spełniało rosnących potrzeb zarządzania uczelnią, jak również nie obejmowało wszystkich obszarów jej działalności. Została zatem podjęta decyzja o wymianie oprogramowania na dedykowany, nowoczesny oraz w pełni zintegrowany system wspomagający zarządzanie uczelnią, odpowiednio do możliwości dzisiejszych, zaawansowanych technologii informatycznych – Microsoft Dynamics AX
Korzyści
Jedną z podstawowych cech systemu zintegrowanego klasy ERP jest jego elastyczność i zdolność dostosowania się do specyfiki każdej branży. Taką branżą jest również szkolnictwo wyższe.
Każda uczelnia jest swego rodzaju „przedsiębiorstwem”, które świadczy usługi edukacyjne, prowadzi projekty badawcze, realizuje zamówienia z przemysłu, wspiera aspiracje naukowe studentów, prowadzi sprawy kadrowo-płacowe pracowników, itd.
W celu realizacji powyższych zadań uczelnia gromadzi odpowiednie środki. Środki te mogą pochodzić z różnych źródeł, zarówno z dotacji jak i z dochodów własnych. Ze względu na różnorodność pochodzenia, uczelnia musi kontrolować ich budżety i szczegółowo raportować ich wykorzystanie. Każdy wydział prowadzi działalność edukacyjną, badawczą i statutową. Wszystkie z tych działalności muszą być planowane i rozliczane w ramach wydziału. Uczelnie podlegają również przepisom związanym z ustawą o zamówieniach publicznych. Ze względu na różne sposoby naliczania płac, wiele składników płacowych, możliwość pracy w różnych miejscach czy na wielu stanowiskach, prowadzenie spraw kadrowo-płacowych jest również ważnym wyzwaniem.
Wszystkie tego typu problemy i wyzwania mogą być rozwiązane dzięki zastosowaniu systemu zintegrowanego. Microsoft Dynamics AX jest takim systemem, który został dostosowany do wymagań uczelni wyższej. Znalazł on zastosowanie w wielu obszarach – począwszy od kwestury, działu księgowości i kosztów, poprzez dział zamówień publicznych i dział ewidencji majątku, na dziale kadrowym i płacowym skończywszy.
Wdrożony w Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza system ERP Microsoft Dynamics objął swoją funkcjonalnością: Dział Ewidencji Majątku, Dział Finansowy, Dział Księgowości i Kosztów, Kwesturę, Dział Zamówień Publicznych, Dział Kadr i Organizacji, Dział Płac i Stypendiów, Dział Socjalny, Wydawnictwo Naukowe oraz Zakład Graficzny.
W szczególności system objął swoim działaniem następujące obszary:
Dział Ewidencji Majątku
- Zakładanie kartoteki nabycia środka trwałego przy użyciu funkcji multikopiowania
- Obsługa pól spisowych
- Wsparcie inwentaryzacji środków trwałych
- Obsługa środków trwałych przyjmowanych w ramach działalności badawczej (rozliczanych przez przychody przyszłych okresów)
- Charakterystyczne naliczanie amortyzacji dla środków z dotacji UE
- Automatyzacja naliczania amortyzacji
Dział Finansowy
- Funkcjonalności związane ze specyficzną dla Uczelni obsługą podatku VAT
- Księgowanie podatku VAT wg struktury sprzedaży
- Obsługa podatku VAT niekwalifikowanego
- Funkcjonalności związane z interfejsem z Uczelnianym Systemem Obsługi Studenta (USOS)
- Funkcjonalności związane z połączeniem Systemu z funkcjonującymi na Uczelni systemami bankowymi
Dział Księgowości i Kosztów
Funkcjonalności związane z obsługą i kontrolą Grantów, Zleceń, Zadań, Projektów
- automatyczne obliczanie wysokości narzutów
- ustawianie budżetów
- kontrola wykonania budżetów
- alerty podczas przekraczania budżetów
- przenoszenie niewykorzystanych kwot miedzy latami trwania grantu, zadania, zlecenia
- automatyczne księgowania narzutów na koszty wydziałowe i ogólnouczelniane w momencie księgowania faktury
- możliwość wyłączania pewnych kosztów z naliczania narzutu
Funkcjonalności związane z obsługą Studiów płatnych i Konferencji
- możliwość śledzenia przychodów i kosztów związanych z dana konferencją
- automatyczne księgowania narzutów na koszty wydziałowe i ogólnouczelniane w momencie księgowania kosztów związanych z konferencją
- automatyczne przeksięgowania w momencie księgowania przychodów ze studiów płatnych
Funkcjonalności związane z budżetowaniem i kontrolą działalności kół naukowych
- tworzenie budżetów dla danego koła naukowego
- kontrola wykonania budżetu
- alerty podczas przekraczania budżetów
Funkcjonalności związane z rozliczaniem kosztów obiektów uniwersyteckich
- ustawienia podziału kosztów obiektu do jednostek użytkujących
- księgowanie kosztów na odpowiednie konta kosztów wydziałowych i ogólnouczelnianych dla danej jednostki
Kwestura
- Funkcjonalności związane z naliczaniem i automatycznym księgowaniem narzutów na koszty ogólnouczelniane i wydziałowe
- Funkcjonalności związane z rozliczaniem kosztów ogólnouczelnianych i wydziałowych
- Obsługa źródeł finansowania
Dział Zamówień Publicznych
- Możliwość rejestrowania i obsługi Wniosków o zamówienia publiczne, prowadzonych Postępowań oraz podpisanych i realizowanych Umów
- Powiązanie umów o zamówienia publiczne z numerami partii w zakupach pozwalających kontrolować niezmienność ceny w ramach umowy
Dział Kadr i Organizacji
- Obsługa pełnionych funkcji
- Obsługa dodatkowych miejsc pracy
- Oceny pracowników uczelni
- Rotacje pracowników na stanowiskach
- Zatrudnienie na mianowanie
- Rozwój naukowy
- Inicjalizacja i sposób naliczania urlopów dla różnych grup uniwersyteckich
- Obsługa pracowników biblioteki i doktorantów
Dział Płac i Stypendiów
- Obliczanie 13 pensji
- Obsługa stypendiów
- Obsługa pracowników sezonowych
- Koszty autorskie
- Rozbicie wynagrodzenia i narzutów na różne konta finansowe (tzw. ‘Rozrzutnik kosztów’)
- Ustawienie składników i sposobu liczenia wynagrodzeń specyficznego dla uczelni
Dział Socjalny
Funkcjonalności związane z udzielaniem, kontrolą, spłacaniem, zawieszaniem, przekazywaniem i przenoszeniem wszystkich typów pożyczek, w tym:
- rejestracja i kontrola pożyczek
- automatyczne generowanie planu spłat
- kontrola spłat rat pożyczek przez bank, kasę i poprzez potrącenia z płac
- kontrola zawieszenia spłat
- przenoszenie spłat rat pożyczek na żyrantów
- Funkcjonalności związane z obliczaniem i księgowaniem kwoty Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
- Obsługa świadczeń socjalnych dla emerytów
Wydawnictwo Naukowe, Zakład Graficzny
- obsługa zleceń i kosztów Wydawnictwa
- obsługa zleceń i kosztów Zakładu Graficznego
Funkcjonalności związane z kontrolą i rozliczaniem transportu wewnątrz uczelnianego
- zbieranie kosztów wg rodzajów transportu
- rejestracja przejechanych kilometrów
- rozliczanie kosztów na jednostki i odpowiednie konta