System klasy ERP podlegają ciągłemu rozwojowi, w kolejnych wersjach pojawiają się nowe funkcjonalności, możliwości integracji, wdrażane są nowe technologie. Jednocześnie badania wskazują, że “Osiem na dziesięć przedsiębiorstw (80%) przyznaje, że zmodyfikowały swój system ERP w sposób umiarkowany lub znaczący w celu dostosowania go do unikalnych wymagań biznesowych swoich firm” (computerwold.pl “ERP wymiana czy modyfikacja ?”).  W związku z tym proces aktualizacji (ang. upgrade) systemu ERP jest zazwyczaj kosztowny i długotrwały.

Wdrażając systemy klasy ERP z rodziny Microsoft Dynamics od ponad 20 lat w sposób naturalny mieliśmy do czynienia wielokrotnie z procesem aktualizacji systemu. Wykonywaliśmy takie projekty, zwane także migracjami (ang. upgrade) dla wszystkich wersji systemu dostępnych na polskim rynku, tzn. Axapta 2.5, Axapta 3.0, Dynamics AX 4.0, Dynamics AX 2009, Dynamics AX 2012 i obecnie Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations.

Po co aktualizować Microsoft Dynamics AX ?

Projekty aktualizacji systemu do nowej wersji stanowiły dotychczas wyzwanie porównywalne do wdrożenia systemu (wraz z Dynamics 365 się to zmieni, ale o tym szerzej na końcu). Zazwyczaj odbywają się po kilku latach od pierwotnego wdrożenia, często z ominięciem pośrednich wersji. Trwają one, w zależności od przyjętego podejścia oraz skali modyfikacji od kilku miesięcy do nawet 1,5 roku. W związku z tym pojawia się pytanie: po co w ogóle aktualizować system ERP. Aby odpowiedzieć sobie na to pytanie zachęcamy do zapoznania się z poniższymi rozważaniami.

Zakończenie wsparcia systemu przez producenta

Poszczególne wersje systemu mają wsparcie producenta, tzn. np. gwarancje wydawania poprawek w odpowiedzi na zmiany w prawie. Wsparcie to jednak trwa określony czas. Przykładowo z dniem 9.10.2018 roku nastąpiło zakończenie wsparcia dla wersji AX 2009, AX 2012 oraz AX 2012 R2. Dla wersji tych Microsoft będzie przez kolejne 3 lata wydawał jedynie poprawki związane z bezpieczeństwem. Oznacza to, że posiadacze wersji wcześniejszych niż AX 2012 R3 nie mogą liczyć na otrzymanie nowych modyfikacji, dostosowujących system do wymogów prawnych.

Z drugiej strony pozostaje wsparcie przez partnerów, zajmujących się wdrażaniem Dynamics AX od wielu lat, takich jak nasza firma. Przykład ostatnio wdrożonych w polskim prawie zmian, takich jak Jednolity Plik Kontrolny (JPK) czy podzielona płatność (split payment), pokazuje, że oferowane przez nas niezależne rozwiązania mogą być nawet bardziej przystosowane do polskich realiów.

Pojawienie się w nowej wersji przydatnych funkcjonalności

Rozwój systemu Microsoft Dynamics podyktowany jest głównie przez potrzeby zgłaszane przez użytkujących go klientów. Firm tych są dziesiątki tysięcy, a budżet rozwojowy Microsoftu należy do największych na świecie, stąd każda kolejna wersja przynosi kolejny bogaty pakiet nowej funkcjonalności. Mogą one powodować wzrost ergonomii pracy z systemem, lepszą integrację z systemami zewnętrznymi, skrócenie czasu wykonywania codziennych czynności. Pojawia się także obsługa procesów, które nie były wspierane w poprzednich wydaniach.

Z drugiej strony należy zadać sobie pytanie, które z nowych funkcjonalności będą rzeczywiście przydatne w naszej firmie. Bezpośredni poprzednicy Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, czyli AX 2009 czy AX 2012 zawierają w sobie niezwykle bogatą funkcjonalność. Wiele firm używa tylko tych funkcji, które poznały w trakcie pierwotnego wdrożenia, nierzadko nie zdając sobie sprawy ze wszystkich dostępnych możliwości. Warto w związku z tym, przed podjęciem decyzji o aktualizacji systemu, zapoznać się z jego nowymi możliwościami i skonfrontować to z rzeczywistymi potrzebami. Jako Integris wielokrotnie wykonywaliśmy takie analizy i nie zawsze kończyły się one decyzją o przeprowadzeniu migracji. Zdarzało się, że bardziej efektywnie było zaspokoić nowe potrzeby poprzez wykonanie nowych modyfikacji systemu lub skorzystanie z oferowanych przez nas rozwiązań dodatkowych. Oczywiście, jeśli korzystniej było przeprowadzić projekt aktualizacji wersji, to wyniki analiz nowych funkcjonalności były w tym procesie niezwykle użyteczne.

Okazja do reorganizacji i optymalizacji procesów

Jedną z kluczowych korzyści wdrożenia systemu ERP jest konieczność uporządkowania procesów wewnątrz firmy. Po kilku latach jego użytkowania może się okazać, że otoczenie rynkowe czy dostępna technologia zmieniła się na tyle, że warto jest przyjrzeć się ponownie procesom wewnątrz firmy. Projekt aktualizacji wersji jest dobrą okazją do takiej optymalizacji procesów. Przy tym odbywa się on już w warunkach, w których użytkownicy znają już doskonale cechy systemu. W związku z tym nie ma już obaw przed nieznanym, które są tak charakterystyczne dla wdrażania systemów ERP i które powodują zmniejszenie jego efektywności. Także zakres takiej reorganizacji procesów jest mniejszy niż we wdrożeniu, które obejmowało całą firmę, więc łatwiej jest ją przeprowadzić.

Z drugiej strony usprawniać procesy możemy także utrzymując aktualną wersję. W systemie zawsze można zmienić ustawienia parametrów czy sposób jego wykorzystania, tak aby odpowiadał on nowej organizacji. W praktyce zresztą takie ciągłe usprawnianie procesów u naszych klientów jest normalnym elementem naszego serwisu. Czasami optymalizacja wymaga zmiany konfiguracji a czasami przygotowania nowych modyfikacji czy integracji z systemami zewnętrznymi.

Migracja do chmury

Zasadniczym modelem wykorzystania Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations jest jego praca w formule “oprogramowanie jako usługa” (Software as a Service), popularnie zwanej pracą “w chmurze”.  Aplikacja jest przechowywana i uruchamiana na serwerach dostawcy usługi i jest udostępniana użytkownikom zdalnie. Dzięki temu nie ma konieczności instalacji oprogramowania na miejscu u klienta, tak jak to ma miejsce w przypadku Microsoft Dynamics AX (model “on premise”). Oznacza to minimalizację problemów technicznych związanych z instalacją i utrzymaniem – to Microsoft jest odpowiedzialny np. za utrzymanie odpowiedniej wydajności środowiska. Minimalizujemy w ten sposób zaangażowanie własnego zespołu informatyków. Wynajmowanie oprogramowania pozwala też z dużą pewnością prognozować koszty jego utrzymania – nie są już potrzebne okresowe kosztowne wymiany sprzętu czy oprogramowania systemowego.

Z drugiej strony firmy rozważające upgrade Microsoft Dynamics AX mają już serwery i oprogramowanie systemowe, na którym ten system działa. Nierzadko elementy te są na tyle sprawne, że mogą nam posłużyć jeszcze wiele lat. Podobnie po latach użytkowania administratorzy mają już doświadczenie w zagadnieniach technicznych a w kwestii optymalizacji wydajności systemu można skorzystać ze wsparcia partnerów takich jak Integris.

Pozbycie się raz na zawsze problemu kosztownych aktualizacji systemu

Paradoksalnie jedną z korzyści upgrade’u Microsoft Dynamics AX jest to, że nie będziemy musieli już tego procesu więcej przechodzić ! Rewolucyjną zmianą wprowadzoną w Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations jest technologia wykonywania modyfikacji poprzez rozszerzenia (“extensions”), zamiast modyfikacji kodu źródłowego, dostarczanego przez producenta. Służy to pogodzeniu dwóch, wydawałoby się sprzecznych celów: zachowania modyfikacji, wykonanych na potrzeby klienta i jednocześnie udostępniania nowych funkcjonalności “na bieżąco”. Microsoft jest tak pewny słuszności podjętych kroków, że zobowiązał się do regularnego dostarczania głównych aktualizacji programu Dynamics 365 dwa razy w roku. Aktualizacje te będą oferować nowe możliwości i funkcjonalności programu i będą one zgodne z poprzednimi wersjami. Tak więc aplikacje i dostosowania wykonane na potrzeby klienta będą nadal działać po aktualizacji. Nowe funkcje z poważnymi, zmieniającymi interfejs użytkownika będą domyślnie wyłączone. Oznacza to, że użytkownicy kluczowi mogą najpierw przetestować włączenie tych funkcji do procesów w organizacji i włączać je tylko w razie potrzeby. Aby ułatwić wcześniejsze testy, aktualizacje będą dostępne w środowisku testowym jeszcze przed ich uaktywnieniem w środowisku produkcyjnym. Informacje o nadchodzących aktualizacjach będą publikowane na kilka miesięcy przed każdą ważną aktualizacją, aby pomóc firmom zaplanować nowe możliwości.