Zarządzanie finansami i księgowością w Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations

Funkcjonalność zarządzania finansami i księgowością stanowi jeden z podstawowych obszarów systemów ERP. W Dynamics 365 for Finance and Operations umożliwia ona szybkie i wydajne rejestrowanie transakcji finansowych, zarządzanie relacjami między podmiotami zależnymi, a spółkami nadrzędnymi, księgowanie kosztów wewnętrznych i przeglądanie danych finansowych. Pomaga w kontroli kosztów oraz wdrażaniu reguł i zasad księgowych.

WYBRANE FUNKCJONALNOŚCI

Profile (role centers)

Zwiększeniu produktywności pracowników służy zdefiniowanie różnych profili  ról w organizacji. Pracownicy mogą dzięki temu skorzystać z łatwiejszego dostępu do systemu poprzez specjalnie dla nich przygotowane ekrany. Zawierają one podstawowe funkcje czy też potrzebne analizy czy wskaźniki. W obszarze finansów i księgowości zdefiniowane są m.in. role księgowego, głównego księgowego, dyrektora finansowego, kontrolera, menedżera ds. budżetu, menedżera windykacji, itd.

Księga główna

Moduł ten umożliwia zarządzanie finansami przedsiębiorstwa. Umożliwia definiowanie schematów księgowań automatyzujących rejestrację dokumentów. Elastyczne mechanizmy alokacji kosztów i przychodów pozwalają na ich dystrybucję na poszczególne centra kosztów /przychodów i jednostki biznesowe oraz inne wymiary finansowe, których liczba jest nieograniczona. Zaawansowane reguły i struktury kont minimalizują możliwość pomyłki przy wprowadzaniu danych.  Nieograniczona liczba wymiarów finansowych zapewnia kompleksowy obraz operacji finansowych firmy. Dzięki temu możliwe są analizy danych finansowych w różnych przekrojach i układach. Definiowalne zestawienia finansowe pozwalają dostosować zakres i format drukowanych informacji.

Zarządzanie rachunkami bankowymi

Funkcjonalność systemu umożliwia obsługę rachunków bankowych podmiotu prawnego oraz powiązanych z nimi instrumentów finansowych. Użytkownik może monitorować depozyty, płatności, weksle i salda rachunków bankowych, korzystać z płatności elektronicznych, a także zarządzać listami gwarancyjnymi i czekami.

Zarządzanie zobowiązaniami

System oferuje takie funkcje jak rejestracja faktur oraz powiązanych z nimi płatności. Mechanizm parowania transakcji z automatycznym naliczeniem różnic kursowych pozwala śledzić każdą z transakcji realizowanych z kontrahentem. Dostawcom można zapewnić dostęp do odpowiednich informacji za pośrednictwem przeznaczonego dla nich portalu.

Zarządzanie należnościami

Podstawowe funkcje modułu obejmują śledzenie faktur i terminów ich płatności.  Możliwa jest rejestracja przedpłat dokonanych przez klientów, przyjmowanie i wprowadzanie płatności klientów, monitorowanie zdolności kredytowej. W ramach tego modułu można kompleksowo zarządzać procesem windykacji poprzez definiowanie metod obsługi należności przeterminowanych, automatyzację zadań windykacyjnych oraz śledzenie statusu należności (np. spornych). Dostępne jest także wystawienie ponagleń i not odsetkowych.

Zarządzanie środkami trwałymi

Funkcje tego modułu umożliwiają zarządzanie całym cyklem życia składnika majątku: zakupem, amortyzacją, zwiększeniem wartości, przeniesieniem i wycofaniem z użycia (sprzedaż lub likwidacja).

Rachunek kosztów

Moduł ten umożliwia śledzenie, rejestrowanie i analizowanie kosztów związanych z produkcją lub prowadzonymi projektami, z zastosowaniem metod opartych na kosztach normatywnych i standardowych oraz absorpcji kosztów pośrednich według definiowanych kluczy statycznych lub dynamicznych.

Rozliczenia wewnątrz ­firmowe i organizacja usług wspólnych

W module tym można księgować transakcje w podmiotach zależnych i spółce nadrzędnej, konsolidować informacje finansowe oraz obsługiwać usługi wspólne w organizacjach obejmujących wiele podmiotów prawnych, np: poprzez scentralizowane przetwarzanie płatności klientów i dostawców.

Funkcje dostosowane do potrzeb poszczególnych krajów

System dostarczany jest z funkcjonalnościami wymaganymi prawem w wielu różnych krajach. Pomaga to firmom w dostosowaniu się do lokalnych i regionalnych przepisów finansowych dotyczących, np. podatku VAT oraz wymagań różnych rynków, np. w zakresie bankowości elektronicznej.

Kontrola budżetu

W tym obszarze dostępne są funkcje przygotowania budżetu nawet w złożonej strukturze organizacyjnej. Proces budżetowania może być przeprowadzony metodą od góry lub od dołu (Bottom-Up lub Top-Down). W zarządzaniu budżetem organizacji pomagają takie funkcje jak: elastyczne opcje konfiguracji, natychmiastowa kalkulacja dostępnych funduszy budżetowych czy tworzenie grup budżetów. Przygotowanie i zatwierdzanie budżetu może się odbywać z wykorzystaniem przepływów pracy.

Zgodność z przepisami i kontrola wewnętrzna

Moduł ten pomaga firmom w dostosowaniu się do przepisów prawnych i regulaminów wewnętrz­nych. Funkcja Compliance Center (centrum zgodności) ułatwia wdrażanie i przeprowadzanie kontroli wewnętrznej. Firma może zdefiniować własne reguły dotyczące kosztów, faktur i zamówień zakupu oraz zautomatyzować proces audytu za pomocą narzędzia Audit Workbench. Podpisy elektroniczne umożliwiają identyfikację i rejestrację osób wprowadzających lub zatwierdzających zmiany. Zestaw powyższych narzędzi uzupełnia dziennik bazy danych. Administratorzy mogą sw nim sprawdzać kiedy i przez kogo dany wpis został utworzony lub ostatnio modyfikowany. Zabezpieczenia bazujące na poszczególnych profilach gwarantują właściwy podział obowiązków. Funkcja Environmental Manager Role Center umożliwia określenie wpływu działalności firmy na środowisko.

Raporty finansowe

Moduł raportów finansowych umożliwia tworzenie niestandardowych struktur raportów oraz przenoszenie do tych struktur kont lub wymiarów z ksiąg rachunkowych. Raporty finansowe są zgodne z przepisami prawnymi i międzynarodowymi standardami rachunkowości. Obejmują bilans, rachunek wyników oraz sprawozdanie z przepływu środków pieniężnych. Są kompatybilne z językiem XBRL (Extensible Business Reporting Language).

Ponadto użytkownik może śledzić dane finansowe firmy w postaci raportów transakcyjnych i kluczowych wskaźników wydajności (KPI). Dynamics for Finance and Operations wykorzystuje nowoczesne narzędzie analityczne Microsoft Power BI.