Zarządzanie zaopatrzeniem i łańcuchem dostaw w Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations
Optymalizacja łańcucha dostaw jest jednym z głównych zadań systemów klasy ERP, w tym Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations. Procesy sprzedaży i zakupu można połączyć z zarządzaniem logistyką, produkcją i magazynem. Zapewnia to wgląd w cały łańcuch dostaw i ułatwia zarządzanie nim. Funkcje obsługujące przepływy wewnątrz firmowe obejmujące wiele ośrodków usprawniają zarządzanie organizacjami rozproszonymi.
WYBRANE FUNKCJONALNOŚCI
Profile (Role Centers)
Osoby pełniące różne role w zarządzaniu zaopatrzeniem i łańcuchem dostaw mogą skorzystać z łatwiejszego dostępu do systemu poprzez specjalnie dla nich przygotowane ekrany. Zawierają one podstawowe funkcje czy też potrzebne analizy. W przypadku zaopatrzenia są to m.in. role zaopatrzeniowca czy menedżera ds. zakupów. Z kolei jeśli chodzi o zarządzanie zapasami mamy m.in. rolę pracowników magazynowych, pracowników odpowiedzialnych za wysyłkę i odbiór czy kierownika magazynu.
Zarządzanie informacjami o produktach
Jedną z naczelnych zasad systemów ERP jest praca na tej samej bazie danych, gdzie nie ma problemów z różnym sposobem definiowania tej samej informacji. Dotyczy to m.in. zarządzania informacjami o pozycjach magazynowych, zarówno naszych wyrobach, towarach, półproduktach czy materiałach. Definicja produktów obejmuje wszystkie aspekty pracy w systemie, związane ze sprzedażą, zaopatrzeniem, produkcją czy ruchami magazynowymi. W przypadku, gdy w Dynamics 365 prowadzimy kilka firm z naszej organizacji możemy definiować produkty w sposób scentralizowany, “zwalniając” je do użycia w tych przedsiębiorstwach, które ich używają.
Zarządzanie zapasami
System zawiera oczywiście standardowe funkcjonalności kontroli zapasów, przy czym ruchy pozycji magazynowych można śledzić według wielu wymiarów, takich jak: oddział firmy, magazyn, paleta, lokalizacja, partia i numer serii. Dostępnych jest wiele modeli kontroli i wyceny zapasów, np. FIFO (first in/first out – dosł. „pierwszy na wejściu/pierwszy na wyjściu”), LIFO (last in/first out – dosł. „ostatni na wejściu/pierwszy na wyjściu”) oraz metody kosztów standardowych, średnich ruchomych i średnich ważonych. Optymalizacji zapasów służy m.in. analiza ABC oraz tworzenie optymalnych sekwencji zapasów metodą FEFO (first expired/first out – dosł. „pierwszy traci ważność/pierwszy na wyjściu”), uwzględniającą terminy ważności.
Interfejs przewoźnika
Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations zawiera interfejs umożliwiający transfer informacji otrzymanych od przewoźników, takich jak np. Fedex, czy UPS. Obejmuje on m.in. opłaty frachtowe i numery nadania przesyłek.
Zarządzanie jakością
Procesy biznesowe przebiegają sprawniej dzięki kontroli jakości, śledzeniu partii i zarządzaniu procesem testowania. Użytkownik ma możliwość samodzielnego przypisywania grup testów do poszczególnych pozycji magazynowych w zdefiniowanych przez siebie punktach procesu. Wybrane pozycje magazynowe można poddać kwarantannie, stosując specjalny typ zamówienia. Istnieje również możliwość blokowania wybranej partii ze względów jakościowych.
Zarządzanie zwrotami
Dynamics 365 for Finance and Operations ułatwia też zarządzanie zamówieniami zwrotnymi. Użytkownik może sprawdzać kto oddaje zamówione pozycje i które pozycje podlegają zwrotowi. Można tworzyć kategorie zwrotów na podstawie kodu przyczyny lub metody wycofania do późniejszej analizy.
Planowanie główne obejmujące sprzedaż przyszłej produkcji
Za pomocą funkcji dostępnych w module planowania można szacować daty dostaw na podstawie harmonogramu operacji produkcji z uwzględnieniem „wąskich gardeł” oraz przeprowadzać kalkulacje metodą sprawdzania dostępności produktu w magazynie (ATP) lub sprawdzania zdolności produkcyjnych (CTP). Planowanie może obejmować jednocześnie wiele oddziałów czy też nawet niezależnych, funkcjonujących w ramach tej samej organizacji.
Prognozowanie
Przy pomocy bogatej funkcjonalności prognozowania można wprowadzać i edytować prognozy sprzedaży i zakupu. Prognozy używane są następnie w planowaniu dystrybucji, produkcji i zakupów.
Przepływy wewnątrz firmowe
Dla firm funkcjonujących w ramach tej samej organizacji funkcjonalność “intercompany” automatyzuje procesy handlowe między nimi. Zamówienia sprzedaży i zakupu między filiami można generować ręcznie lub automatycznie na podstawie przebiegów planowania.
ZAOPATRZENIE I POZYSKIWANIE DOSTAWCÓW
Nowe funkcje ułatwiają bezpośredni i pośredni zakup towarów i usług. Umożliwiają stworzenie centralnego punktu obsługi zakupów w całej organizacji, co pomaga we wdrażaniu polityk i procesów dotyczących zaopatrzenia.
Zaopatrzenie
Dzięki Dynamics for Finance and Operations dział zaopatrzenia może zarządzać całym cyklem zaopatrzenia, od planowania zamówienia zakupu po jego potwierdzenie i realizację. Cykl ten obejmuje również zwroty. Moduł obsługuje ponadto dostawy bezpośrednie, zamówienia zakupu pro-forma oraz doliczane do zamówień zakupu opłaty związane z dostawą towaru takie jak fracht, ubezpieczenie i podatki niepodlegające zwrotowi.
Umowy cenowo/rabatowe (z dostawcą)
Użytkownik może zarządzać umowami cenowymi z wielowymiarowymi rabatami we wszystkich walutach. Procesy zmian cen mogą być zarządzane za pomocą przepływów pracy (workflow), co ułatwi ich dostosowanie do przyjętych reguł. Rejestracja umowy może odbywać się w dowolnej walucie. System zapewnia mechanizmy automatycznego przeliczania na waluty dostawców.
Umowy (kontrakty)
Po zawarciu kontraktu z dostawcą można go zarejestrować w systemie z uwzględnieniem ustalonych warunków, np. zobowiązań kwotowych czy ilościowych. Następnie zwolnione zamówienia zakupu można wiązać z zawartą umową i dzięki temu monitorować ich status.
Zapytania ofertowe
Proces obsługi zapytań ofertowych obejmuje przyjęcie odpowiedzi od dostawcy, porównanie ofert i wybór najlepszej z nich. Dostawca może wprowadzać swoje odpowiedzi na portalu dla dostawców.
Zarządzanie dostawcami
Zarządzanie dostawcami obejmuje wyszukiwanie dostawców, aktualizację danych dostawców oraz przetwarzanie i zatwierdzanie wniosków nowych dostawców w portalu przedsiębiorstwa (Enterprise Portal) z wykorzystaniem przepływu pracy.
Portal samoobsługowy dla dostawców
Dostawcy mogą samodzielnie uaktualniać dane w swoich profilach, dodawać treści do katalogów oraz przeglądać faktury i płatności, a także przyjmować powiadomienia od organizacji czy też odpowiadać na zapytania ofertowe.
Zgłaszanie zapotrzebowania (z wykorzystaniem lub bez wykorzystania katalogu)
Pracownicy spoza działu zaopatrzenia mogą zgłaszać potrzeby zakupu towarów i usług. Mogą przy tym wykorzystać katalog zdefiniowanych w systemie produktów i usług, jak również niezależnie od niego (np. w przypadku nowych produktów). Proces akceptacji zapotrzebowania jest wspierany przez przepływ pracy dotyczący zatwierdzeń, uwzględniający hierarchię organizacyjną. Użytkownik może łatwo uzupełniać katalog produktów dostępnych do zamawiania. Katalog taki oferuje bezpośrednie przejście do stron internetowych dostawców zewnętrznych. W trakcie procesu weryfikacji i akceptacji zapotrzebowania zakupu można skorzystać z wprowadzonych budżetów poprzez funkcję kontroli budżetu.
Zarządzanie kategoriami
Menedżerowie odpowiedzialni za zarządzanie kategoriami mogą definiować hierarchie kategorii niezależne od kodów towarów.
Reguły zakupów i limity wpisów
Kontrola procesu zaopatrzenia może być oparta na regułach zakupu. Za pomocą scentralizowanego pulpitu zaopatrzenia można zdefiniować reguły, które będą wspierać globalne polityki i procesy. Następnie stosuje się je do zapotrzebowań zakupu i zamówień zakupu dla podmiotów prawnych i jednostek operacyjnych dokonujących zakupu. Oprócz reguł, Microsoft Dynamics 365 Finance and Operataions oferuje również funkcje przeglądania wydatków i limitów budżetowych.
Raportowanie
System umożliwia bieżące raportowanie wydajności firmy w formie raportów dotyczących transakcji, raportów analitycznych oraz kluczowych wskaźników wydajności. Dostępna jest również wstępnie zdefiniowana kostka danych dla zakupów. Dodatkowo, jak w każdym obszarze systemu Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, można korzystać z nowoczesnego narzędzia analitycznego Microsoft Power BI.
Przepływy pracy dotyczące zaopatrzenia
Operacje dotyczące zaopatrzenia mogą być oparte na przepływach pracy. Elastyczny moduł przepływów pracy z funkcjami wizualizacji umożliwia menedżerom odpowiedzialnym za zaopatrzenie konfigurowanie przepływów pracy. Zwiększają one wydajność cyklu zaopatrzenia i ułatwiają egzekwowanie reguł dotyczących zakupu.