Zarządzanie Projektami w Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations
Funkcjonalność Zarządzania Projektami systemu ERP Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations wykorzystywana jest zarówno przez firmy, które świadczą usługi dla klientów w formie projektów, jak i dla firm chcących mieć kontrolę nad projektami wewnętrznymi. Umożliwia lepszą kontrolę nad prowadzonymi przez firmę projektami w zakresie harmonogramów, zasobów i finansów. Funkcje kontrolne obszaru zarządzania projektami są zintegrowane z innymi obszarami systemu takimi jak: księga główna, zaopatrzenie, sprzedaż i produkcja.
WYBRANE FUNKCJONALNOŚCI:
Profile (Role Centers)
Osoby pełniące różne role w organizacji mogą skorzystać z łatwiejszego dostępu do systemu poprzez specjalnie dla nich przygotowane ekrany. Zawierają one podstawowe funkcje czy też potrzebne analizy. Chodzi tu m.in. o pracowników pełniących funkcje Kierownika projektu czy członka zespołu projektowego.
Struktury podziału pracy
Użytkownik może stworzyć własną hierarchiczną strukturę podziału pracy, która umożliwi mu bardziej szczegółową kontrolę realizacji zadań. Z tymi działaniami można powiązać informacje dotyczące np.: harmonogramu, wymagań, szacowanych kosztów i przychodów oraz kompetencji pracownika.
Czas i koszty projektu
Rozwiązanie umożliwia szybkie i dokładne rejestrowanie czasu i kosztów projektu. Karty rejestracji czasu pracy można wprowadzać w module zarządzania czasem projektu, poprzez aplikacje mobilną lub w internetowym portalu. Czas pracy wprowadzony przez pracowników liniowych może podlegać procesowi zatwierdzania przez przełożonych. Funkcja zarządzania wydatkami umożliwia np. przypisywanie kosztów podróży służbowych do konkretnych projektów.
Księgowanie i fakturowanie projektów
W module możemy wprowadzać i wyszczególniać koszty projektu, godziny pracy pracowników, zużyte materiały i poniesione opłaty. Rozliczanie projektów jest prostsze dzięki takim funkcjom jak tworzenie i propozycje faktur dla projektów. Propozycje te uwzględniają przepracowane godziny, wydatki, wykorzystane zasoby, osiągnięte kamienie milowe. Funkcja rozliczeń umożliwia podział kosztów projektu pomiędzy wielu klientów lub wiele jednostek organizacyjnych. Płatności dla dostawców można zaplanować po otrzymaniu płatności od klientów, zgodnie z zasadą „zapłata po otrzymaniu zapłaty”. Ograniczone fundusze wymuszają wprowadzenie limitów kosztów projektów, dlatego Dynamics for Finance and Operations uwzględnia je w umowach.
Oferty projektu
Szablony podziału pracy ułatwiają szybkie tworzenie ofert projektu. Rentowność każdej takiej oferty jest określana automatycznie, co ułatwia wybór najlepszej z nich.
Zarządzanie dotacjami
W zarządzaniu projektami finansowanymi z dotacji pomagają takie funkcje jak: łączenie wielu źródeł finansowania z projektem lub dotacją, opcjonalne łączenie transakcji z określonym źródłem finansowania, ustalanie priorytetów źródeł finansowania oraz ograniczenie źródeł finansowania do określonych działań lub klas wydatków.
Rozpoznawanie przychodów i produkcja w toku
Rozpoznawanie rzeczywistych kosztów pozwala uniknąć przekroczenia budżetu. Przychody można księgować i naliczać dla przyszłych okresów według cen stałych, na podstawie procentowego wskaźnika realizacji zadań lub wykonanych umów. Można również naliczać przychody przyszłych okresów lub kapitalizować koszty dla projektów rozliczanych na podstawie czasu pracy i zużycia materiałów, co umożliwia uznanie marży brutto. Rozwiązanie zapewnia obsługę produkcji w toku dla projektów inwestycyjnych. Jej wartość jest ostatecznie przenoszona na środek trwały po zakończeniu projektu.
Tworzenie budżetów i kontrola kosztów projektu
Firma może oprzeć zarządzanie projektami na prognozach (dotyczących godzin, wydatków, pozycji, opłat i zaliczek) lub budżetach. Budżety projektu są oparte na przepływach pracy, co ułatwia zarządzanie ich wersjonowaniem. Funkcje kontroli kosztów, takie jak: sumowanie kosztów rzeczywistych, kosztów szacunkowych i pozostałej części budżetu, pozwalają określić całkowity, prognozowany koszt i porównać go z budżetem początkowym. Wskaźniki wykorzystania można mierzyć porównując rzeczywistą i określoną w budżecie liczbę przepracowanych godzin. Status transakcji dotyczących projektu lub kontraktu, które zostały uwzględnione w fakturach lub dla których można naliczyć należności, jest porównywany z ofertą projektu.
Zgodność operacyjna z oprogramowaniem Microsoft Project
Projekty można zintegrować z funkcjami tworzenia harmonogramów i zarządzania zasobami programu Microsoft Project Server. Rozszerza to możliwości zarządzania projektami poprzez pełne wykorzystanie platformy Microsoft. Dwukierunkowa zgodność operacyjna z oprogramowaniem Microsoft Project dotyczy projektów, działań, zadań i alokacji zasobów.
Tworzenie raportów
Wstępnie zdefiniowane kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) w kostce danych księgowych projektu ułatwiają śledzenie efektywności zarządzania projektem. Dostępne są standardowe raporty dotyczące rachunku wyników, wykorzystanych kosztów, alokacji płac, faktur z odroczonym terminem płatności, porównania kosztów rzeczywistych z określonymi w budżecie oraz przepływów środków pieniężnych. Podobnie jak pozostałe aplikacje z rodziny, Dynamics 365 for Finance and Operations jest zintegrowany z narzędziem do analiz biznesowych Microsoft Power BI.